BEM-VINDO AO CHANNEL MANAGER DA AVANTIO

Primeiramente, irá completar a formação VRMS onde aprenderá a utilizar o nosso sistema.

Durante estas sessões, adicionará informação sobre as suas propriedades, preços por período, descontos e suplementos, e muito mais informação que terá impacto na forma como os seus alojamentos serão anunciados nos vários portais.

O Channel Manager foi criado para tornar o processo de conexão rápido e fácil, permitindo também aumentar a sua conversão e garantir maior visibilidade nas múltiplas plataformas.

Aqui, encontrará instruções e requisitos a ter em conta aquando da configuração das suas propriedades. Esta informação é essencial para que o processo de conexão decorra da maneira mais eficaz possível.

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Processo de Formação

Existem 3 passos durante o processo de formação no Channel Manager:

1

REVISÃO:

Iremos assegurar-nos que as vossas propriedades e as secções mais relevantes do VRMS estão corretamente configuradas.

2

ATIVAÇÃO DE CANAIS E PROPRIEDADES:

Assim que estiver preparado para realizar a conexão, ativaremos juntos os canais e as propriedades que deseja conectar.

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SEGUIMENTO:

Depois da conexão, será realizado um seguimento durante os próximos 15 dias para resolver qualquer dúvida que possa eventualmente surgir e para confirmação de que todas as propriedades estão corretamente sincronizadas.

Passos a seguir antes de agendar a formação

Atualizar o seu calendário de reservas

Uma vez conectado aos diversos canais, a disponibilidade será recolhida do calendário do VRMS. Portanto, para evitar overbookings, é importante que todas as vossas reservas futuras e períodos não disponíveis estejam atualizados no calendário antes de realizar a conexão.  

 

Desde a Avantio, oferecemos um serviço para realizar a importação das vossas reservas com um custo adicional associado. 

 

Para mais informação por favor contacte o seu Account Manager da Avantio.

Validação do domínio

Para prosseguir com a ligação ao Channel Manager, deve primeiro validar o seu domínio. Pode fazê-lo de duas maneiras: 

  • Envie as seguintes instruções ao vosso responsável de WEB
  • Transfira a gestão do seu domínio para nós e desde a avantio podemos validá-lo com um custo adicional associado. 

Se tiver alguma dúvida, por favor contacte o seu formador de VRMS.

Contactar os canais

Contacte os canais a que se quer conectar. Em muitos casos, terá que ter um contrato de colaboração assinado com o portal e eles necessitam saber previamente que se vai conectar através do Channel Manager da Avantio. 

 

Recomendamos que contacte cada portal o mais rapidamente possível para se assegurar que os mesmos estão prontos para receber os seus alojamentos assim que tiver ativar o Channel Manager. 

Encontrará aqui informações de contacto para cada portal.

REVEJA AS SEGUINTES SECÇÕES DO VRMS

Dados fiscais e de faturação

Preencha os dados fiscais e de faturação, certificando-se de que inclui todas as informações de contacto (pessoa de contacto, e-mail de contacto, código postal, número de telefone, etc ). 

Esta secção pode ser encontrada na configuração do VRMS- Empresa- Dados fiscais e de faturação.

Alertas

Resolva qualquer alerta no ecrã inicial do VRMS.

Tarifas e regras de ocupação

Certifique-se que as suas tarifas e regras de ocupação estejam configuradas para pelo menos 12 meses. 

Recomendamos que as datas de início e término das tarifas e regras de ocupação coincidam.

Booking

Configure as suas condições de reserva para o ano inteiro e inclua os métodos de pagamento aceites (transferência bancária ou cartão de crédito ) .

A ter em consideração antes de se conectar aos canais

 

A configuração de propriedade no VRMS pode refletir-se de maneira diferente dependendo do portal em que esteja publicada. O processo de conexão do Channel Manager também difere de canal para canal, especialmente para a Booking.com, VRBO, AirBnb e Expedia. 

Clique em qualquer um dos portais abaixo para ver uma lista de informações importantes a ter em conta antes de realizar a conexão através do Channel Manager .

Booking.com

Se quer conectar a booking.com deve:

-Antes de mais terá que entrar em contacto com o portal para lhes comunicar que vai conectar as suas propriedades através do Channel Manager de Avantio e assinar o contrato de colaboração. Deve ter pelo menos 5 alojamentos para que lhes possam criar uma conta compatível com a Content Api.

-Antes da conexão necessitamos das seguintes informações:

  • Legal Entity ID: Trata-se de um número único associado à sua conta. Terá que solicitá-lo ao seu account manager da Booking.com .
  • Código da política de cancelamento
  • IVA que se aplica aos alojamentos
  • Tipo de conexão: conexão completa o parcial 

-Se já trabalha com a Booking, de forma manual ou com outro channel, deve solicitar a conexão com Avantio desde a secção “conta”” – “provedor de conectividade”, de cada hotel que quer ligar à Avantio, dentro da extranet da booking.com.

-Os descontos e suplementos configurados no VRMS só serão sincronizados com a Booking.com se estiverem expressados em percentagem (%)

-Não deve ter tarifas manuais geradas na  Booking.com, prtanto não deve criar nenhum plano de tarifas manual a partir da extranet.

-Unicamente se irão sincronizar os extras obrigatórios que venham por defeito no nosso sistema.Todos os extras personalizados não são compatíveis.

-Dependendo da sua localidade o número de registo turístico da propriedade será obrigatório, este deve ser inserido na ficha de alojamento dentro do VRMS se tiver sinc completa, e na extranet da booking.com se tiver conexão parcial. 

-Existe um limite de tarifas que Booking.com pode recolher. No caso de trabalhar com muitos alojamentos dentro de uma única propriedade ou de trabalhar através de uma grande variedade de descontos, suplementos e preços por pessoa adicional, recomendamos que nos informe para que possamos rever o número de planos de tarifas. 

 

NOTA: As promoções da Booking.com continuam a ser compatíveis com o channel manager, e devem ser utilizadas desde a aextranet da booking.com 

Caso especial para contas em França:

-Devido à legislação Francesa, todas aquelas agências residentes em França terão que preencher 3 perguntas dentro da secção “NIF e dados de faturação”

-Também deve que preencher dentro da ficha de alojamento a seguinte informação desde a secção “Gestão administrativa”.

-Para as empresas residentes fora de França, mas que tenham alojamentos em alguma região Francesa, terão que transmitir-nos essa informação para que possamos inseri-la de forma manual no nosso sistema.

–As diretrizes acima irão garantir que tenha tudo preparado e que as suas propriedades estejam bem configuradas antes de fazer a conexão. Encontrará mais informações sobre a conexão com o Booking.com na nossa página de suporte aqui (Channel Manager) e aqui (Channel PRO).

VRBO

Se quer conectar  a VRBO deve:

-Antes de mais,  entrar em contacto com o portal para informá-los de que irá conectar as suas propriedades através da Avantio Channel Manager e assinar o contrato de colaboração.

-Deve ter pelo menos 5 alojamentos para conectar.

-Necessita criar um documento (Contrato de Aluguer “Rental Agreement”) em PDF com as condições de aluguer para o turista. Prepare este documento em todos os idiomas que deseja usar antes de fazer a conexão. Observe que este documento NÃO é o acordo entre que tem com a  VRBO. Pode ver um exemplo deste documento no final deste artigo, clicando aqui.

-As descrições das galerias de fotos devem estar no modo manual e ter pelo menos 400 caracteres para que sejam sincronizadas. As descrições no campo automático não serão sincronizadas.

-Os nomes dos alojamentos ou da galeria de fotos, dependendo do que você deseja mostrar neste portal, devem ter entre 20 e 100 caracteres.

– Deve configurar a Superfície da propriedade (m2), na ficha do alojamento

-Deve ter pelo menos 6 fotos em cada alojamento.

-O número de quartos camas e WC devem estar corretamente configurados na ficha de cada alojamento. Se a propriedade tiver 0 quartos certifique-se de colocar a tipologia do alojamento como “estúdio”.

-As tarifas e regras de ocupação devem ser definidas como mínimo para 1 ano ou mais. É importante que a data de início e a data final das tarifas coincidam com as regras de ocupação.

-Ter as condições de reserva configuradas corretamente para todo o ano.

-VRBO só aceita pagamento ou por “Transferência Bancária” ou “Cartão de crédito”.

A VRBO simplificou a experiência de onboarding com a sua nova ferramenta de self-service onboarding. Isto permitir-lhe-á ligar a sua conta VRBO ao Channel Manager da Avantio e assegurar que as suas listagens sejam sincronizadas e publicadas o mais rapidamente possível.

Quer esteja ligado à VRBO através de outro Channel Manager ou a trabalhar directamente com o portal, ou mesmo que nunca tenha publicado previamente as suas propriedades na VRBO, pode iniciar aqui o processo de onboarding.

As diretrizes acima irão garantir que tenha tudo preparado e que as suas propriedades estejam bem configuradas antes de fazer a conexão. Encontrará mais informações sobre a conexão com VRBO  na nossa página de suporte aqui .

Airbnb

–Só é possível atribuir propriedades na Avantio a unidades já existentes na sua conta de Airbnb sempre e quando for o host das mesmas.Se deseja ativar uma propriedade em que é co-host, pode conectar diretamente da conta do Host para mapear a propriedade com o alojamento existe no channel manager. Pode encontrar mais informações sobre a conexão com várias contas aqui. 

– Ao sincronizar descontos e suplementos do VRMS, o Airbnb unicamente aceitará os seguintes:

  • Descontos simples (expressados em %) – exemplo: Desconto de 10 % para reservas entre o 01/03 e o 31/03
  • Suplementos simples (expressados em%)- exemplo: Suplemento de 10% para reservas entre o 01/03 e o 31/03
  • Descontos de estadia de longa duração (expressados em % e aplicáveis para mais de x número de noites)- exemplo: Desconto de 5% para reservas maiores de 6 noites
  • Suplementos de estadia curta (expressados em % e aplicáveis para menos ou igual a X número de noites- exemplo: Suplemento de 10% para reservas menores de 3 dias.
  • O suplemento por pessoa adicional deve-se configurar desde o Channel Manager, já que estes não se enviam desde o VRMS.
  • Podem-se adicionar descontos semanais e mensais se não se activar a opção de sincronizar descontos e suplementos desde o VRMS.

 

-Extras obrigatórios: O preço da “limpeza final” e da“ fiança” sincronizam-se unicamente se se aplicarem sempre e se incluem um preço por reserva. Os restantes extras obrigatórios aparecem na descrição, mas não estão incluídos no preço.

 

-Extras opcionais: Todos os extras opcionais se sincronizarão e mostrarão com o preço no final da descrição

 

-O Airbnb tem um processo adicional relativamente ao Número de Registo do alojamento. No caso deste número ser requerido, a propriedade chegará ao portal com uma mensagem de erro e um link para completar a informação.

-Airbnb tem uma norma interna que declara que a propriedade não é conveniente para crianças. Se desejar que não apareça essa regra, terá que selecionar a opção “ideal para famílias” na secção de“ envolvente e distância” na ficha de cada alojamento desde o VRMS.

  • Deverá cumprir os seguintes requisitos nas suas propriedades:
  • Ter pelo menos 7 fotografias com uma resolução mínima de 1024×683
  • Um mínimo de 5 amenities em cada propriedade.
  • A descrição tem que ter mais de 50 caracteres.
  • O nome da propriedade ou da galeria deve ter pelo menos 8 caracteres.
  • A fiança tem que se maior de 88 €
  • As propriedades que pertençam a “Regiões Vermelhas” , não podem aparecer no Airbnb (contacte com Airbnb para mais informações relativamente a estas zonas)

As diretrizes acima irão garantir que tenha tudo preparado e que as suas propriedades estejam bem configuradas antes de fazer a conexão.

Encontrará mais informações relacionadas à conexão com o Airbnb na nossa página de suporte aqui.

Expedia

Se quer conectar Expedia deve:

 

– Antes de ativar a conexão com a Expedia, você deve entrar em contacto com o portal e informá-los que pretende conectar as suas propriedades através da Avantio Channel Manager. Expedia fornecer-lhe-á um contrato para assinar e irão atribuir-lhe um responsável de integração.

 

– Assim que Expedia estiver pronta para receber o primeiro envio das suas propriedades, eles entrarão em contato consigo, com a Avantio em cópia, e irão fornecer o seu ID de conta e uma lista de requisitos mínimos. Além disso, precisaremos do tipo de modelo de negócio que confirmará como os pagamentos dos hóspedes serão geridos, ou seja, Expedia Collect ou Hotel Collect. Expedia explicar-lhe-á esta questão durante o processo de configuração de conta.

– A conexão com Expedia é completa, portanto todas as alterações devem ser feitas no VRMS e todos os dados compatíveis serão atualizados no portal.

– Taxa de limpeza : Se a data de pagamento deste extra for definida para ser cobrado no dia da chegada, aparecerá como um pagamento à parte no anúncio de Expedia. Se configurado para ser cobrado em qualquer outro momento, aparecerá em Expedia como um extra, mas não se especificará a que faz referência esta cobrança. 

As diretrizes acima irão garantir que tenha tudo preparado e que as suas propriedades estejam bem configuradas antes de fazer a conexão.

Encontrará mais informações relacionadas à conexão com Expedia na nossa página de suporte aqui.

Recorde

Deve desativar as suas propriedades do seu Channel Manager anterior antes de se conectar com a Avantio.

Protocolos e Avaliação

Recursos

Na Avantio consideramos a formação contínua fundamental para o crescimento do seu negócio. As nossas páginas de ajuda fornecem todas as informações que precisa para aprender a utilizar os nossos módulos e funcionalidades do sistema, além de o manter informado sobre os novos desenvolvimentos e recursos que vamos desenvolvendo.

Pode aceder ás páginas de ajuda diretamente do software clicando nos links.

Cancelamento

Pode cancelar uma sessão de formação até duas vezes com um aviso mínimo de 24 horas. Se após três tentativas o processo de formação não continuar, a formação será cancelada e será responsável por concluir a configuração do sistema. Valorizamos muito o processo de formação. Portanto, deve seguir as etapas descritas pelo formador e concluir as tarefas atribuídas entre sessões para que a formação possa ser concluída com eficácia.

Avaliação

Quando o processo de formação estiver concluído, o seu formador avaliará as sessões de formação tendo em consideração os seguintes aspetos:

 

  • Interesse na formação;
  • Conhecimento do software
  • Interação com o formador
  • Seguimento do protocolo
  • Prazos de implementação e conexão aos portais